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JOB VACANCY

ADMINISTRATOR - BOARD SUPPORT SERVICES/ADMINISTRATEUR - SERVICES DE SOUTIEN AU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Fund & Fiduciary Services / Services de fonds et fiduciaires

OVERVIEW/APERÇU

Position:  Administrator – Board Support Services
Location: Montreal, Canada

The Maples Group is a standard bearer in financial and legal services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms and international corporations. 

Our distinction flows from our carefully curated team: 2,000+ professionals characterised by tenacity, ethics and exacting excellence.  We hire smart and sharpen smarter, arming talent with best-in-class resources and skills.  Operating in key financial centres across the Americas, Asia, Europe and the Middle East, our international presence offers a unique springboard for career development and cross-cultural immersion.  Our side-by-side financial and legal services are similarly ripe for interdisciplinary learning and growth.  

The Maples Group looks to add a Montreal, Canada-based Administrator – Board Support Services to our team and invites eager and qualified candidates to apply.  Recognised as one of Montreal's top employers, we are committed to diversity, inclusion and equality of opportunity as we attract, retain and develop world-class talent.


Who We Seek

Our merit-based culture suits professionals in pursuit of boundless careers and lives.  Beyond their acumen, team members are collaborative and conscientious, bringing a healthy sense of drive and purpose to each interaction and to all aspects of their work.  

About the Role

The Administrator-Board Support Services will be responsible for supporting the administration and management of a portfolio of companies where Maples Group is providing board support services under the supervision of a Vice President. Primary responsibilities include:

  • The coordination and scheduling of Board, Committee and Shareholder meetings; 
  • Drafting agendas for meetings and ensuring efficient preparation and distribution of board packs in a timely and accurate manner; 
  • Following up on outstanding action points;
  • Maintaining accurate client related records;
  • Assisting corporate secretarial professionals to ensure client portfolios are compliant with internal policies and procedures;
  • Generate invoices, respond to queries from clients and service providers; and
  • Act as a channel of communication for the directors and client companies.

Poste : Administrateur, Services de soutien au conseil d’administration
Emplacement : Montréal, Canada

Le Groupe Maples est un porte-étendard des services financiers et juridiques auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importantes au monde.

Notre distinction est établie grâce à notre équipe soigneusement formée : plus de 2 000 professionnels qui font preuve de ténacité, d’éthique et d’excellence. Nous recrutons des personnes intelligentes et perfectionnons leurs talents, en fournissant les meilleures ressources et en développant leurs compétences. Répartie dans 18 emplacements en Amérique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, notre présence internationale offre un tremplin unique pour le développement de carrière et l’immersion interculturelle. Nos services financiers et juridiques sont également favorables à l’apprentissage et à la croissance interdisciplinaires.

Le Groupe Maples cherche à ajouter un administrateur, Services de soutien au conseil d’administration, à son équipe à Montréal et invite les candidats enthousiastes et qualifiés à poser leur candidature. Reconnus comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, nous nous engageons à favoriser la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en attirant, en maintenant en poste et en perfectionnant des talents de classe mondiale. 

Candidats recherchés

Notre culture axée sur le mérite convient aux professionnels en quête d’une carrière et d’une vie sans limites. En plus de leur expertise, les membres de l’équipe sont coopératifs et consciencieux et ont une motivation et une intention équilibrées dans le cadre de chaque interaction et de tous les aspects de leur travail.

À propos du poste

L’administrateur, Services de soutien au conseil d’administration, sera chargé de soutenir l’administration et la gestion d’un portefeuille de sociétés auxquelles le Groupe Maples fournit des services de soutien au conseil d’administration sous la supervision d’un vice-président. Les principales responsabilités du candidat retenu seront les suivantes:

  • coordonner et planifier des réunions du conseil d’administration, des comités et des actionnaires; 
  • édiger les ordres du jour des réunions et veiller à la préparation et à la distribution efficaces des dossiers du conseil d’administration en temps opportun et avec précision;
  • assurer le suivi des points d’action en suspens;
  • tenir des dossiers précis sur les clients;
  • aider les professionnels du secrétariat d’entreprise à s’assurer que les portefeuilles des clients sont conformes aux politiques et aux procédures internes;
  • générer des factures et répondre aux questions des clients et des fournisseurs de services; et
  • servir de canal de communication pour les directeurs et les sociétés clientes.

EXPERIENCE/EXPÉRIENCE

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

 

  • Strong ability to complete tasks while under pressure, in accordance with procedures and instructions to set deadlines;
  • Will be proficient in all MSOffice and Microsoft applications;
  • Must be able to work on their own initiative or as part of a team;
  • Excellent organisational and planning skills with strong attention to detail;
  • Excellent written and oral communication skills;
  • Be able to deal with people at various levels inside and outside the organisation;
  • Excellent command of the English language is a requirement for the role;
  • It is a strong preference that the successful candidate will be a college graduate; and
  • Previous experience within the investment funds industry would be an advantage.

Votre contribution

En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera ce qui suit :

 

  • grande capacité à accomplir des tâches sous pression, conformément aux procédures et aux instructions, dans le respect des délais impartis;
  • maîtrise de toutes les applications Microsoft et de la suite Microsoft Office;
  • capacité à travailler de sa propre initiative ou au sein d’une équipe;
  • excellentes compétences en matière d’organisation et de planification et grand souci du détail;
  • excellentes compétences en communication, à l’oral et à l’écrit;
  • capacité à travailler avec des gens de différents échelons qui travaillent au sein de l’organisation ou à l’extérieur de celle-ci;
  • une excellente maîtrise de l’anglais est essentielle pour ce rôle;
  • il est fortement recommandé que le candidat soit titulaire d’un diplôme universitaire; et
  • de l’expérience dans le secteur des fonds de placement serait un atout.
     

ABOUT THE MAPLES GROUP/À PROPOS DU GROUPE MAPLES

Over five decades, the Maples Group has grown from modest beginnings into one of the world's preeminent professional services firms, offering specialised fiduciary, fund administration, regulatory and compliance, entity formation and management and legal services on the laws of the British Virgin Islands, the Cayman Islands, Ireland, Jersey and Luxembourg.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice for details on how we handle personal information relating to job applicants.

Depuis ses débuts modestes, le Groupe Maples est devenu, en cinq décennies, l’une des plus importantes entreprises de services professionnels au monde, offrant des services spécialisés de fiduciaire, d’administration de fonds, de réglementation et de conformité, de formation et de gestion des entités ainsi que des services juridiques sur les lois des îles Vierges britanniques, des îles Caïmans, de l’Irlande, de Jersey et du Luxembourg.

 

Clause de non-responsabilité: tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des candidats à un emploi à l’adresse maples.com/privacy pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons les renseignements personnels des candidats à un emploi.

#LI-DNI

LOCATION

2000 McGill College Avenue Suite 2050 Montreal, Quebec H3A 3H3 Canada

BENEFITS/AVANTAGES SOCIAUX ET RÉCOMPENSES

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

  • Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
  • Competitive vacation packages
  • Educational assistance and professional development programmes
  • Savings or pension plan
  • Life insurance
  • Travel insurance
  • Global mental wellness programme
  • Sports clubs and social events 

Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques. Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :

 

  • une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);
  • des offres de vacances compétitives;
  • des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;
  • un régime de retraite ou d’épargne;
  • une assurance vie;
  • une assurance voyage;
  • un programme global de bien-être mental;
  • des clubs sportifs et des activités sociales.

APPLICATION DEADLINE/DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURE

22 October 2021 / 22 octobre 2021

 

The Career Directory 2021 - Canada's Best Employers for Recent Graduates  Montreal's Top Employers 2021

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