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JOB VACANCY

HR MANAGER - SHARED SERVICES/GESTIONNAIRE DES RH - SERVICES PARTAGÉS

Fund & Fiduciary Services / Services de fonds et fiduciaires

OVERVIEW/APERÇU

Position: HR Manager - Shared Services
Location: Montreal, Canada

The Maples Group is a standard bearer in financial and legal services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms and international corporations. 

Our distinction flows from our carefully curated team: 2,000+ professionals characterised by tenacity, ethics and exacting excellence.  We hire smart and sharpen smarter, arming talent with best-in-class resources and skills.  Operating in key financial centres across the Americas, Asia, Europe and the Middle East, our international presence offers a unique springboard for career development and cross-cultural immersion.  Our side-by-side financial and legal services are similarly ripe for interdisciplinary learning and growth.   

The Maples Group looks to add a Montreal, Canada-based HR Manager, Shared Services to our team and invites eager and qualified candidates to apply. Recognised as one of Montreal's top employers, we are committed to diversity, inclusion and equality of opportunity as we attract, retain and develop world-class talent.

Who We Seek

Our merit-based culture suits professionals in pursuit of boundless careers and lives.  Beyond their acumen, team members are collaborative and conscientious, bringing a healthy sense of drive and purpose to each interaction and to all aspects of their work.  

About the Role

The HR Manager, Shared Services reports to Director of Human Resources Operations and supports the HR TEAM. Its tactical responsibilities feed one larger objective: Responsible for guiding and managing the overall provision of HR Shared Services ("HRSS") at MaplesFS. Operating an HR Tiered Service Delivery Model, the three tiers of the HRSS team deliver a consistent and standardised service for all administrative and transactional HR services. The Tier 1 team is a first layer of support for general HR requests and queries. The Tier 2 team provides employee lifecycle support from onboarding to offboarding. The Tier 3 team offers local office support on matters such as immigration, health and safety, and staff engagement.

Primary responsibilities include: 

 

  • Implement and execute the overall departmental strategy, providing direction and guidelines for the HRSS department while partnering closely with the Director of HR Operations to advance the development of HR solutions across the business;
  • Direct and manage the Tier 1, Tier 2 and Tier 3 teams, ensuring the following:
  • The Tier 1 team is the first line of support within the HRSS team, responsible for responding to questions and fulfilling requests pertaining to general HR administrative matters. These matters include: employee probation, education assistance programme, service awards, vacation approvals, employment verification letters, pay and benefits;
  • The Tier 2 team is responsible for matters pertaining to the employee lifecycle. This includes: employee on-boarding, employee off-boarding, job title changes, department changes, salary changes, benefit and pension enrolments and promotions;
  • The Tier 3 team is responsible for more complex queries escalated for further guidance. The team is also responsible for office-specific support, including work permit applications and documentation, local training logistics support and administering local programs;
  • Manage sensitive and confidential matters and protect the security of information, data and files;
  • Ensure the effective management of the HRSS team including motivation, performance, commitment, leadership and effective delegation within the team; and
  • Partner with HR Business Partners, Talent Acquisition and other internal partners to deliver seamless support to the business; and other functions or projects as may be determined from time to time.

Poste : Gestionnaire des RH - Services partagés
Emplacement : Montréal, Canada

Le Groupe Maples est un porte-étendard des services financiers et juridiques auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importantes au monde.

Notre distinction est établie grâce à notre équipe soigneusement formée : plus de 2 000 professionnels qui font preuve de ténacité, d’éthique et d’excellence. Nous recrutons des personnes intelligentes et perfectionnons leurs talents, en fournissant les meilleures ressources et en développant leurs compétences. Répartie dans 18 emplacements en Amérique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, notre présence internationale offre un tremplin unique pour le développement de carrière et l’immersion interculturelle. Nos services financiers et juridiques sont également favorables à l’apprentissage et à la croissance interdisciplinaires.

Le Groupe Maples cherche à ajouter un gestionnaire des RH, Services partagés à son équipe de Montréal, et invite les candidats enthousiastes et qualifiés à poser leur candidature. Reconnus comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, nous nous engageons à favoriser la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en attirant, en maintenant en poste et en perfectionnant des talents de classe mondiale.

Candidats recherchés

Notre culture axée sur le mérite convient aux professionnels en quête d’une carrière et d’une vie sans limites. En plus de leur expertise, les membres de l’équipe sont coopératifs et consciencieux et ont une motivation et une intention équilibrées dans le cadre de chaque interaction et de tous les aspects de leur travail.

À propos du poste

Le gestionnaire des RH, Services partagés, relève du directeur des opérations des Ressources humaines et soutient l’équipe des RH. Ses responsabilités tactiques favorisent l’atteinte d’un objectif plus global : Responsable de l’orientation et de la gestion de l’ensemble des Services partagés des RH (« SPRH ») à MaplesFS. Fonctionnant selon un modèle de prestation de services à plusieurs niveaux, les trois niveaux de l’équipe SPRH fournissent un service cohérent et normalisé pour tous les services administratifs et transactionnels des RH. L’équipe du niveau 1 est le premier niveau de soutien pour les demandes et les questions générales touchant les RH. L’équipe du niveau 2 fournit un soutien tout au long du cycle de vie des employés, de l’intégration au départ. L’équipe du niveau 3 offre un soutien aux bureaux locaux sur des questions telles que l’immigration, la santé et la sécurité, et l’engagement du personnel.

Les principales responsabilités du candidat retenu seront les suivantes :

 

  • Mettre en œuvre et exécuter la stratégie globale du service, en fournissant une orientation et des lignes directrices pour les SPRH tout en travaillant en étroite collaboration avec le directeur des opérations des RH pour faire évoluer les solutions RH dans l’ensemble de l’entreprise;
  • diriger et gérer les équipes des niveaux 1, 2 et 3, en veillant à ce qui suit :
  • l’équipe du niveau 1 est la première ligne de soutien au sein de l’équipe SPRH. Elle est chargée de répondre aux questions et de traiter les demandes relatives aux enjeux administratifs d’ordre général des RH. Ces enjeux comprennent : la période d’essai des employés, le programme d’aide à l’éducation, les récompenses pour services rendus, les approbations des vacances, les lettres de vérification d’emploi, les salaires et les avantages sociaux;
  • l’équipe du niveau 2 est responsable des enjeux liés au cycle de vie des employés. Il s’agit notamment de l’intégration des employés, de leur départ, des changements de titre de poste, des changements de service, des changements de salaire, des inscriptions aux avantages sociaux et aux pensions, et des promotions;
  • l’équipe du niveau 3 est responsable des demandes plus complexes qui ont été transmises à un niveau d’intervention supérieur pour obtenir des conseils supplémentaires. L’équipe est également responsable du soutien spécifique aux bureaux, y compris les demandes d’autorisation d’emploi et la documentation connexe, le soutien logistique pour la formation locale et l’administration des programmes locaux;
  • gérer les questions délicates et confidentielles, et protéger la sécurité des renseignements, des données et des fichiers;
  • assurer la gestion efficace de l’équipe SPRH, y compris la motivation, le rendement, l’engagement, le leadership et la délégation efficace au sein de l’équipe;
  • collaborer avec Partenaires d’affaires de Ressources humaines, Acquisition de talents et d’autres partenaires internes pour fournir un soutien continu à l’entreprise; et assumer d’autres fonctions ou réaliser d’autres projets qui peuvent être déterminés de temps à autre.

EXPERIENCE/EXPÉRIENCE

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

 

  • University degree in HR or related field and 7 years’ previous HR experience, including 3+ years in a managerial role;
  • Knowledge of HR information systems and case management / ticketing systems;
  • Strong interpersonal skills and team player;
  • Strong attention to detail and analytically driven;
  • Able to manage time. being effective in planning and organising work, showing an ability to meet deadlines; and
  • Certification a plus (CHRP, Project Management Professional, Six Sigma).

Votre contribution

En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera ce qui suit :

 

  • Diplôme universitaire en RH ou dans un domaine connexe et sept ans d’expérience préalable en RH, dont trois ans et plus à un poste de direction
  • Connaissance des systèmes informatiques des RH et des systèmes de gestion des dossiers ou des sanctions administratives
  • Fortes compétences interpersonnelles et esprit d’équipe
  • Grand souci du détail et axé sur l’analyse
  • Capacité à gérer son temps en étant efficace dans la planification et l’organisation du travail, et capacité à respecter les délais
  • Certification (CRHA, accréditation professionnelle en gestion de projet et Six Sigma), un atout

ABOUT THE MAPLES GROUP/À PROPOS DU GROUPE MAPLES

Over five decades, the Maples Group has grown from modest beginnings into one of the world's preeminent professional services firms, offering specialised fiduciary, fund administration, regulatory and compliance, entity formation and management and legal services on the laws of the British Virgin Islands, the Cayman Islands, Ireland, Jersey and Luxembourg.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice for details on how we handle personal information relating to job applicants.

Depuis ses débuts modestes, le Groupe Maples est devenu, en cinq décennies, l’une des plus importantes entreprises de services professionnels au monde, offrant des services spécialisés de fiduciaire, d’administration de fonds, de réglementation et de conformité, de formation et de gestion des entités ainsi que des services juridiques sur les lois des îles Vierges britanniques, des îles Caïmans, de l’Irlande, de Jersey et du Luxembourg.

 

Clause de non-responsabilité: tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des candidats à un emploi à l’adresse maples.com/privacy pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons les renseignements personnels des candidats à un emploi.

#LI-DNI

LOCATION

2000 McGill College Avenue Suite 2050 Montreal, Quebec H3A 3H3 Canada

BENEFITS/AVANTAGES SOCIAUX ET RÉCOMPENSES

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

  • Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
  • Competitive vacation packages
  • Educational assistance and professional development programmes
  • Savings or pension plan
  • Life insurance
  • Travel insurance
  • Global mental wellness programme
  • Sports clubs and social events 

Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques. Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :

 

  • une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);
  • des offres de vacances compétitives;
  • des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;
  • un régime de retraite ou d’épargne;
  • une assurance vie;
  • une assurance voyage;
  • un programme global de bien-être mental;
  • des clubs sportifs et des activités sociales.

APPLICATION DEADLINE/DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURE

6 September 2021 / 6 Septembre 2021

 

Montreal's Top Employers 2021

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