{{ languageVal }}
  • English
 

JOB VACANCY

HR SPECIALIST, SHARED SERVICES/SPÉCIALISTE DES RH, SERVICES PARTAGÉS

Fund & Fiduciary Services / Services de fonds et fiduciaires

OVERVIEW/APERÇU

Position: HR Specialist, Shared Services
Location: Montreal, Canada

The Maples Group is a standard bearer in financial and legal services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms and international corporations. 

Our distinction flows from our carefully curated team: 2,000+ professionals characterised by tenacity, ethics and exacting excellence.  We hire smart and sharpen smarter, arming talent with best-in-class resources and skills.  Operating in key financial centres across the Americas, Asia, Europe and the Middle East, our international presence offers a unique springboard for career development and cross-cultural immersion.  Our side-by-side financial and legal services are similarly ripe for interdisciplinary learning and growth.  

The Maples Group looks to add a Montreal, Canada-based HR Specialist, Shared Services to our team and invites eager and qualified candidates to apply.  Recognised as one of Montreal's top employers, we are committed to diversity, inclusion and equality of opportunity as we attract, retain and develop world-class talent. 

Who We Seek

Our merit-based culture suits professionals in pursuit of boundless careers and lives.  Beyond their acumen, team members are collaborative and conscientious, bringing a healthy sense of drive and purpose to each interaction and to all aspects of their work.  

About the Role

The HR Specialist, Shared Services reports to HR Shared Services Manager and supports the HR Shared Services team.  Its tactical responsibilities feed one larger objective: responsible for administration and customer support for the business (employee & manager) when it comes to Human Resources administration, transaction and operational support and services including recruitment, onboarding, immigration, off boarding, and other core HR processes. The individual will ensure the efficient and effective operation of the HR administrators he/she is tasked to oversee / supervise.  Primary responsibilities include: 

  • Responsible for assuring team’s schedule provides appropriate coverage for all the services supported by the team and for all locations where the company operates; 
  • Conduct quality checks and audits to ensure quality, accuracy and completeness of the deliverables of the HR administrators he/she oversees / supervises;  
  • Ensure assigned HR administrators he/she oversees / supervises deliver high quality customer service, providing ongoing guidance and feedback as necessary;
  • Follow-up with dissatisfied employees / customers to ensure their concerns are heard and that their feedback is brought back to the HR Shared Service team for customer service and process improvement consideration;
  • Identify root cause of issues and partner with HR leadership through sharing of employee feedback, prioritisation, and metrics that qualify impact of issue;
  • Identifies and leads efforts to improve customer service excellence and efficiency;
  • Support the transition of new responsibilities to the HR Shared Services team;
  • Leading team calls to ensure that each HRA has a manageable workload and answering any questions related to various complex cases;  
  • Analyse the HRSS team metrics using ServiceNow and create reports accordingly; and 
  • Provide project support for various HRIS systems including ServiceNow, ATS, HCM, etc. "Such other functions or projects as may be determined from time to time by the HR leadership."

Poste : Spécialiste des RH, Services partagés 
Emplacement : Montréal, Canada

Le Groupe Maples est un porte-étendard des services financiers et juridiques auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Notre distinction est établie grâce à notre équipe soigneusement formée : plus de 2 000 professionnels qui font preuve de ténacité, d’éthique et d’excellence. Nous recrutons des personnes intelligentes et perfectionnons leurs talents en fournissant les meilleures ressources et en développant leurs compétences. Répartie dans 18 emplacements en Amérique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, notre présence internationale offre un tremplin unique pour le développement de carrière et l’immersion interculturelle. Nos services financiers et juridiques sont également favorables à l’apprentissage et à la croissance interdisciplinaires. 

Le Groupe Maples cherche à ajouter un spécialiste des RH, Services partagés à son équipe de Montréal, au Canada, et invite les candidats enthousiastes et qualifiés à poser leur candidature. Reconnus comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, nous nous engageons à favoriser la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en attirant, en maintenant en poste et en perfectionnant des talents de classe mondiale. 

Candidats recherchés

Notre culture axée sur le mérite convient aux professionnels en quête d’une carrière et d’une vie sans limites. En plus de leur expertise, les membres de l’équipe sont coopératifs et consciencieux et ont une motivation et une intention équilibrées dans le cadre de chaque interaction et de tous les aspects de leur travail.

À propos du poste

Le spécialiste des RH, Services partagés relève du gestionnaire des services partagés des RH et soutient l’équipe des services partagés des RH. Ses responsabilités tactiques favorisent l’atteinte d’un objectif global : il est responsable de l’administration et du soutien à la clientèle pour l’entreprise (employés et gestionnaires) en ce qui concerne l’administration, les transactions et le soutien et les services opérationnels des ressources humaines, y compris le recrutement, l’intégration, l’immigration, les départs et tout autre processus de base des ressources humaines. La personne assurera l’efficacité du fonctionnement des administrateurs des RH qu’elle sera chargée de superviser. Les principales responsabilités du candidat retenu seront les suivantes : 

  • veiller à ce que le calendrier de l’équipe assure la couverture appropriée de tous les services pris en charge par l’équipe et pour tous les sites où l’entreprise exerce ses activités; 
  • effectuer des contrôles de qualité et des vérifications afin d’assurer la qualité, l’exactitude et l’exhaustivité des produits livrables des administrateurs des RH qu’il surveille ou supervise; 
  • s’assurer que les administrateurs des RH qu’il surveille ou supervise offrent un service à la clientèle de haute qualité, en leur fournissant continuellement des conseils et des commentaires, si nécessaire;
  • assurer le suivi des employés ou des clients insatisfaits afin de veiller à ce que leurs préoccupations soient entendues et que leurs commentaires soient transmis à l’équipe des services partagés des RH afin d’être pris en considération dans l’amélioration du service à la clientèle et des processus; 
  • déterminer la causalité des problèmes et travailler en partenariat avec la direction des RH en partageant les commentaires des employés, les priorités et les mesures qui qualifient la portée du problème;
  • déterminer et diriger les efforts visant à améliorer l’excellence et l’efficacité du service à la clientèle;
  • soutenir la transition des nouvelles responsabilités vers l’équipe des services partagés des RH (SPRH);
  • animer les appels d’équipe pour s’assurer que chaque administrateur des RH a une charge de travail raisonnable et répondre à toutes les questions relatives aux divers cas complexes; 
  • analyser les indicateurs de l’équipe des SPRH en utilisant ServiceNow et créer des rapports en conséquence; et 
  • offrir du soutien aux projets pour divers systèmes SIRH, notamment ServiceNow, ATS et HCM. Remplir toute autre fonction ou participer à tout autre projet que la direction des RH peut occasionnellement déterminer.

EXPERIENCE/EXPÉRIENCE

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

 

  • Degree in Human Resources or Business Management;
  • 3 years+  experience in HR Operations/Shared Services;
  • Strong interpersonal and customer service skills;
  • Exhibit patience, empathy, and positivity;
  • Have strong problem-solving skills;
  • Ability to multi-task, prioritize, and manage time effectively;
  • Demonstrated proficiency of Microsoft Office Suite products: Excel, Word, PowerPoint, etc;
  • Working knowledge of HR systems, case management, knowledge base portal, and reporting tools; and
  • English proficiency and French is a plus.

Votre contribution

En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes :

 

  • diplôme en ressources humaines ou en administration des affaires;
  • plus de 3 ans d’expérience en opérations des RH ou en services partagés;
  • excellentes compétences interpersonnelles et en matière de service à la clientèle;
  • faire preuve de patience, d’empathie et de positivité;
  • solides compétences en résolution de problèmes;
  • polyvalence et excellentes compétences en matière d’établissement des priorités et de gestion du temps;
  • maîtrise avérée des produits de la suite Microsoft Office : Excel, Word, PowerPoint, etc.;
  • connaissance pratique des systèmes de RH, de la gestion des cas, du portail de la base de connaissances et des outils de production de rapports; et
  • la maîtrise de l’anglais et du français est un atout.
     

ABOUT THE MAPLES GROUP/À PROPOS DU GROUPE MAPLES

Over five decades, the Maples Group has grown from modest beginnings into one of the world's preeminent professional services firms, offering specialised fiduciary, fund administration, regulatory and compliance, entity formation and management and legal services on the laws of the British Virgin Islands, the Cayman Islands, Ireland, Jersey and Luxembourg.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice for details on how we handle personal information relating to job applicants.

Depuis ses débuts modestes, le Groupe Maples est devenu, en cinq décennies, l’une des plus importantes entreprises de services professionnels au monde, offrant des services spécialisés de fiduciaire, d’administration de fonds, de réglementation et de conformité, de formation et de gestion des entités ainsi que des services juridiques sur les lois des îles Vierges britanniques, des îles Caïmans, de l’Irlande, de Jersey et du Luxembourg.

 

Clause de non-responsabilité: tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des candidats à un emploi à l’adresse maples.com/privacy pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons les renseignements personnels des candidats à un emploi.

#LI-DNI

LOCATION

2000 McGill College Avenue Suite 2050 Montreal, Quebec H3A 3H3 Canada

BENEFITS/AVANTAGES SOCIAUX ET RÉCOMPENSES

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

  • Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)
  • Competitive vacation packages
  • Educational assistance and professional development programmes
  • Savings or pension plan
  • Life insurance
  • Travel insurance
  • Global mental wellness programme
  • Sports clubs and social events 

Les relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques. Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés. Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment :

 

  • une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);
  • des offres de vacances compétitives;
  • des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;
  • un régime de retraite ou d’épargne;
  • une assurance vie;
  • une assurance voyage;
  • un programme global de bien-être mental;
  • des clubs sportifs et des activités sociales.

APPLICATION DEADLINE/DATE LIMITE DE DÉPÔT DE CANDIDATURE

22 October 2021 / 22 octobre 2021

 

The Career Directory 2021 - Canada's Best Employers for Recent Graduates  Montreal's Top Employers 2021

APPLY FOR THIS JOB

APPLY NOW